传统中小企业往往采用手工管理方式，缺乏系统的预算和报销制度，这直接导致管理效率低下，预算控制不及时。企业预算和报销管理与日常运营息息相关，手工记账的效率低下不仅影响各部门的工作效率，还为企业带来了诸多问题。
首先，企业管理层往往无法及时获取相关业务数据，不了解各部门的支出情况，只能等待每月的财务报表。而等到报表出来时，预算往往已经严重超支，导致后期资金使用受限。其次，业务部门在采购过程中，由于领导审批或财务审核的延迟，常常出现付款延迟的情况。最后，财务部门在月初和月末面临的期末报表压力巨大，处理大量报销单据、发票，效率低下，出错率高，重复性工作繁多。
在这样的背景下，企业费控管理的难点愈发凸显。首先，费用管理制度的繁多和不规范导致员工难以及时了解所有制度，费用合理性无法有效控制，报销规定查询困难，效率低下。此外，人工报销模式下，员工需要多次向领导请示审批，报销周期长，导致记账存在严重的滞后问题。
为了解决这些问题，企业需要寻求新的费控管理解决方案。现代化的费控管理系统应具备以下特点：
首先，清晰的流程和智能报销是提高效率的关键。通过系统化的预算制定和报销流程，可以简化审批流程，提高报销效率。企业可以在系统中设置差旅费用标准，员工在提交报销申请时能够清晰了解公费规则，遵守规定，快速完成报销。财务团队可以根据证据快速批准或拒绝报销申请，高级管理人员可以准确计算企业内部费用，从而更好地控制成本。
其次，实时协作和数据处理是提高工作效率的核心。通过在线审批系统，员工可以实时协作，领导和财务人员可以随时审批报销单，大大缩短了报销周期。同时，系统提供多维度、全可视化、自定义的数据分析报告，确保数据便于后期查询、统计分析。
再者，电子管理和智能发票识别减轻了财务部门的工作负担。费用申请和报销可以在线提交，电子发票或照片作为附件上传，所有记录随时可查。智能发票识别技术支持多种发票OCR识别，检查真伪，避免重复报销，简化输入过程。
最后，多元化信息整合是企业扩展的基础。现代化的费控管理系统应提供多功能接口，与ERP、OA、CRM系统和银行支付系统无缝集成，具备良好的扩展性，为企业的未来发展打下坚实基础。
通过采用现代化的费控管理系统，企业不仅可以提高管理效率，降低运营成本，还能在激烈的市场竞争中保持竞争力。
在反复而正常的疫情下，企业的管理层都在思考:应该采取什么措施来降低企业的生产经营成本？
要降低成本，就不得不提企业费控管理。大多数中小企业仍然是手工管理，没有系统的预算和报销制度，导致管理效率低下，预算控制不及时。
一、企业的现状企业预算和报销管理与企业管理密切相关，传统的手工记账方式效率低下，给各部门的日常运作带来诸多问题，影响企业管理效率，困扰各部门。
①领导:企业管理层不能及时得到相关业务数据，不知道哪些部门花了哪些钱，花了多少钱，只能等着每月的财务报表。等报表出来，才发现预算已经严重超支，导致后期资金被搁置。
②业务部门:采购部准备的采购入库单要支付给供应商，但领导没有签字批准或财务审核速度慢或超出预算，导致延迟付款。
③财务部:财务部在月初和月末都有期末报表的压力。公司人员填写的报销单、发票需要财务部门审核、手工录入每张凭证，效率低、出错率高、重复性工作多，浪费了大量人力来处理这些基础工作。
二、企业费控管理的难点01。费用管理系统多，报销不规范
不同的费用有不同的管理制度，员工无法及时了解所有的管理制度，费用的合理性无法得到有效控制，报销规定无法即时查询，导致出错率很高。一个流程可能需要重复提交，影响财务部门核算，效率低下。
有时甚至会出现无法报销的情况，导致员工与财务部门产生矛盾。大量制度无法有效执行，审批流程难以规范。
02。管理效率低下，报告滞后
人工报销模式下，员工为了办理报销需要多次向业务领导请示审批，审批通过后还需要去财务部报销，占用了大量的有效工作时间。这也导致员工报销效率低，报销周期长，导致记账存在严重的滞后和跨期问题。比如，有的差旅费报销，机票和发票的附随日期与记账日期相差很大，有的可能跨越半年甚至一年。
在审批过程中，由于大量数据不电子化、不系统，费用的汇总和统计分析往往滞后，无法实时控制。
03，原始管理工具，工作量大
在传统的手工记账方式下，费用申请和报销单都是纸质形式，无法长期保存，历史数据查询困难。
财务部门需要对员工提供的报销单据进行审核，验证票据的真实性，准备记账凭证。手工账单很多，流程重复，导致管理效率低。
04。业务系统集成困难
传统的手工记账方式，与很多外部第三方提供的财务、费用相关的各种应用没有对应的接口。无法实现高效的统一登录和数据多点应用。
三、友为费控管理解决方案01。清晰的流程和智能报销
友好的费用控制管理系统可以很容易地解决这些问题，它可以帮助企业高效地制定预算。事前费用申请，事后报销都有明确的流程，审批流程精简，效率更高。
企业可以在系统首页设置显示差旅费的标准。员工在提交报销申请时，可以清楚地知道自己公费的规则， 以便遵守规则，更快捷地报销相关费用。财务团队 可以根据证据批准或拒绝员工的报销申请。高级管理人员 可以准确计算企业内部的差旅和费用，从而更好地控制成本。
（报销审批流程也更加智能。如果员工报销中的某些项目填写不准确，审批主管或财务人员可以进行更正，不准确的部分无需重新提交。这样提高了审批效率。
02。实时协作和数据处理
对于好友费控管理系统，可以实现在线实时审批，不需要找领导面对面处理审批。该系统适用于手机、平板、电脑等终端，员工可以实时协作，随时随地移动办公。领导和财务人员可以随时随地办理审批单，大大缩短了报销周期，提高了报销效率。它将员工从繁琐的报销流程中解放出来。
还可以为友商费控管理系统提供多维度、全可视化、自定义的数据分析报告。系统自动对各种数据进行汇总统计和分配核算，保证数据便于后期查找、查询、统计分析，并可设置相应的管理权限。
03。电子管理和智能发票识别
是好友费控管理系统的全程电子化管理。费用申请和报销可在线提交，电子发票或纸质发票的照片可作为附件上传。所有的申请和报销记录都可以随时查询。
优维费控管理系统还支持智能发票识别，可以减轻财务部门的工作量。支持增值税普通发票、增值税专用发票、高铁票、飞机票等的OCR识别。支持检查发票真伪，输入比对，避免重复报销，自动价税分离，简化输入。
而且可以在手机上操作，方便高效。支持jpg、png、pdf、ofd等格式上传，兼容性强。
04。多元化信息整合
友为费控管理系统提供多功能接口，供外部系统调用数据。同时，他们集成并调用了当前主流的ERP、OA、CRM系统以及多家银行的支付系统的接口。此外，系统提供移动功能，有丰富的与钉钉、企业微信、部分OA产品整合的经验。该系统具有良好的扩展性，为后期的扩展打下了良好的基础。
